Vortrag zum Thema „Effizienz am Arbeitsplatz“

BDS-Mitglieder erhalten hilfreiche Tipps von Frau Beck-Rappen

Eine gute Selbstorganisation wird schon auf dem Schreib­tisch sichtbar. Sehen Sie hier „Wander­dünen”, Papier­stapeln, liebevoll verpackt in Klarsicht­hüllen? Suchen und hoffentlich Finden ist in vielen Büros Zeit­vertreib Nummer 1 und löst weder beim Suchen­den noch beim Warten­den große Freude aus.

Für Effizienz am Arbeitsplatz stellte Frau Beck-Rappen, seit über 10 Jahren selbständige Bera­terin, Trainerin und Coach einige Standards guter Büro­organisation vor:

• Wiedervorlagesysteme verwalten Informationen und Unter­lagen, die erst später gebraucht werden: z. B. Pult­ordner, Hänge­mappen (1–31 und Januar–­Dezember) oder E-Mails umgewandelt in Auf­gaben über Outlook
• den Ablageplan, der einheitlich für den Schrank und den PC gilt, vergleich­bar mit einem Stadt­plan/­Straßen­register, von 1 – Buchhaltung bis 9 – Archiv
• eine einheitliche Ordnungs­struktur mit Farbleit­system als synchrone Schrank- und PC-Ablage
• treffende Benennung von Dateien beginnend mit dem Jahr, Monat und Stichwort (2010-10-Beispiel-Büroorganisation)
  
  

Auch das eigene Verhalten spielt für Effizienz am Arbeits­platz eine große Rolle. Die Organisations­beraterin empfahl folgende Arbeitstechniken:

Zeitaufwand schätzen: Bevor Sie Ihre Aufgabe beginnen – wie lange werden Sie für diesen Brief, die Beant­wortung der E-Mail … benötigen? Eine Tätig­keit dauert erfahrungs­gemäß so lange, wie Zeit für die Erle­digung zur Verfü­gung steht.

Umgang mit der E-Mail-Flut: Auf die Frage: „Wie viele E-Mails befinden sich am Tages­ende in Ihrem Post­eingang?” boten die Teil­nehmer eine Anzahl zwischen 10 und 1.100 E-Mails. Die positive Absicht eines Jeden dabei ist, Infor­mationen schnell zu finden.

Frau Beck-Rappen stellte folgende Strukturie­rungshilfen vor:

1. Nutzen Sie Farbfilter zum Einfärben von Nachrichten, wichtiger Absender
   
   
2. Erstellen Sie einen Ordner „Warten auf Infos …” im Post­eingang und verschieben Sie Ihre gesen­deten Nach­richten oder erhaltene mit fehlen­den Infor­mationen hier hinein
   
   
3. Wählen Sie Flaggen, die Sie an ausgewählte E-Mails erinnern
   
   
4. Speichern Sie E-Mails über das Menü „Datei -> Speichern unter” in Ihren Datei-Ordnern auf der Fest­platte. Vergeben Sie hierbei einen Namen, beginnend mit dem Jahr, dem Monat und einem Stich­wort (2010-10-Beispiel) und stellen Sie den Datei­typ „Outlook-Nachrichten­format” ein. Jetzt können Sie die E-Mail aus dem Post­eingang löschen.
   
   
5. Verfassen Sie kurze E-Mails mit maximal einer Bildschirm­seite ohne Scrollen. Umfang­reiches versenden Sie als PDF-Dateianhang.
   
   
6. Reservieren Sie sich je nach Ihrer Tätigkeit einen bis drei Zeit­blöcke, in denen Sie am Stück Ihren Post­eingang komplett abarbeiten. Der Post­eingang sollte am Tagesende leer sein, genauso wie Ihr Brief­kasten vor der Tür. Dabei unterstützt Sie die Einmal-Regel.
   
   

Einmal-Regel: Fragen Sie sich zu jedem Schriftstück oder jeder E-Mail:

1. Kann ich die Information löschen/wegwerfen?
   Ja: löschen/wegwerfen, Nein: weiter mit Frage 2
   
   
2. Soll ich die Information weiterleiten/delegieren?
   Ja: sofort tun, Nein: weiter mit Frage 3
   
   
3. Gibt es eine Aufbewahrungsfrist/-pflicht, werden Sie die Info noch benötigen?
   Ja: speichern/abheften, Nein: weiter mit Frage 4
   
   
4. Dauert die Bearbeitung drei Minuten?
   Ja: direkt erledigen, Nein: Termin und Dauer festlegen. Die Infor­mation so lange über das Wieder­vorlage­system verfügbar machen

Fotos: Jan Gallas